Umowa zlecenie – co to jest? Podstawowe informacje

Umowa zlecenie to popularna forma współpracy, która łączy elastyczność z jasno określonymi prawami i obowiązkami. Poznaj jej podstawy prawne, formalności, korzyści oraz ryzyka, a także najnowsze zmiany obowiązujące w 2025 roku, by świadomie i efektywnie zarządzać zatrudnieniem w swojej firmie.

Najważniejsze informacje

• Umowa zlecenie to umowa cywilnoprawna regulowana przez Kodeks cywilny (art. 734–751), charakteryzująca się elastycznością i brakiem podporządkowania, różniąca się od umowy o dzieło tym, że jest umową starannego działania, a nie rezultatu.
• Stronami umowy są zleceniodawca i zleceniobiorca, przy czym umowa zlecenie nie daje praw pracowniczych, takich jak płatny urlop czy zwolnienie lekarskie.
• Umowa zlecenie może być zawarta ustnie, ale dla bezpieczeństwa obu stron zalecana jest forma pisemna, zawierająca dane stron, przedmiot umowy, okres obowiązywania, wynagrodzenie oraz podpisy.
• Zleceniodawca ma obowiązek zgłosić zleceniobiorcę do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych w ZUS w ciągu 7 dni od rozpoczęcia zlecenia, używając formularzy ZUS ZUA lub ZUS ZZA z kodem ubezpieczenia 04 11.
• Minimalna stawka godzinowa na umowie zlecenie w 2025 roku wynosi 30,50 zł brutto.
• Zleceniobiorca ma obowiązek wykonywać zlecenie z należytą starannością i prawo do wynagrodzenia, natomiast zleceniodawca musi wypłacić umówioną kwotę oraz zwrócić ewentualne koszty poniesione przez zleceniobiorcę.
• Umowa zlecenie nie zapewnia zleceniobiorcy praw pracowniczych, a obie strony mogą ją wypowiedzieć w dowolnym momencie, o ile umowa nie stanowi inaczej.
• Dla zleceniodawcy umowa zlecenie to przede wszystkim elastyczność, niższe koszty zatrudnienia i mniej formalności, natomiast dla zleceniobiorcy oznacza dużą niezależność i możliwość współpracy z wieloma firmami.
• Osoby do 26. roku życia, które się uczą, korzystają ze zwolnienia z PIT i składek ZUS do limitu przychodów 85 528 zł rocznie, co zwiększa ich wynagrodzenie netto.
• Umowa zlecenie jest korzystna w przypadku prac dorywczych, sezonowych, projektowych, dla studentów, freelancerów oraz osób szukających dodatkowego zajęcia, które cenią elastyczność ponad stabilność zatrudnienia.
• Kluczowe elementy umowy to: dane stron, przedmiot umowy, okres obowiązywania, wynagrodzenie, oświadczenia do ZUS, postanowienia o wypowiedzeniu oraz podpisy, a także opcjonalne klauzule dotyczące poufności czy praw autorskich.
• Wynagrodzenie brutto podlega potrąceniu składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz podatku dochodowego, a koszty uzyskania przychodu standardowo wynoszą 20%, a w przypadku praw autorskich 50%.
• Zleceniobiorca ponosi ryzyko braku stabilności zatrudnienia, braku płatnego urlopu i zwolnienia chorobowego bez dobrowolnej składki oraz pełnej odpowiedzialności materialnej za szkody.
• Zleceniodawca musi uważać na ryzyko przekwalifikowania umowy zlecenie w umowę o pracę przez PIP lub ZUS, co wiąże się z koniecznością zapłaty zaległych składek, wynagrodzenia za nadgodziny i innych świadczeń.
• Od 1 stycznia 2025 roku obowiązuje pełne oskładkowanie umów zlecenie, co zwiększa koszty dla zleceniodawców i może obniżyć wynagrodzenie netto zleceniobiorców.
• Trwają prace nad wliczaniem okresów pracy na umowie zlecenia do stażu pracy, jednak zmiany te są na razie w fazie projektu i nie weszły jeszcze w życie.

Co to jest umowa zlecenie i jakie ma podstawy prawne?

Umowa zlecenie to forma zatrudnienia oparta na umowie cywilnoprawnej, regulowanej przez przepisy Kodeksu cywilnego (art. 734–751). Jest to porozumienie, w którym jedna strona zobowiązuje się do wykonania określonej czynności na rzecz drugiej strony, przy czym kluczowym elementem jest staranne działanie, a nie osiągnięcie konkretnego rezultatu.

Podstawowe cechy umowy zlecenia to:

• Elastyczność w zakresie czasu, miejsca i sposobu realizacji zlecenia – zleceniobiorca sam decyduje, jak wykona powierzone zadanie.
• Brak podporządkowania pracowniczego – zleceniobiorca nie podlega bezpośrednio kierownictwu zleceniodawcy.
• Charakter umowy starannego działania – zobowiązanie do dołożenia należytej staranności, a nie gwarancji efektu.
• Umowa zawierana pomiędzy zleceniodawcą (osobą zlecającą wykonanie zadania) a zleceniobiorcą (osobą zobowiązaną do wykonania zlecenia).

Ważne jest rozróżnienie między umową zlecenie a umową o dzieło. W przypadku umowy o dzieło liczy się efekt końcowy – rezultat pracy, natomiast w umowie zlecenie istotne jest samo staranne wykonanie powierzonych czynności.

Umowa zlecenie nie jest umową o pracę, co oznacza, że zleceniobiorcy nie przysługują prawa pracownicze, takie jak prawo do płatnego urlopu, ochrony przed wypowiedzeniem czy prawo do świadczeń socjalnych wynikających z Kodeksu pracy. Ta forma współpracy daje dużą swobodę obu stronom, ale jednocześnie ogranicza zakres ochrony prawnej zleceniobiorcy.

Jakie formalności należy spełnić przy zawieraniu umowy zlecenie?

Mimo że prawo dopuszcza zawarcie umowy zlecenie w formie ustnej, standardem i najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest forma pisemna. Zapewnia ona jasność warunków współpracy oraz stanowi solidną podstawę dowodową w przypadku ewentualnych sporów.

Umowa zlecenie powinna zawierać następujące, kluczowe elementy:

• dane stron umowy (zleceniodawcy i zleceniobiorcy)
• dokładny opis przedmiotu umowy, czyli zakresu zleconych czynności
• okres obowiązywania umowy lub warunki jej rozwiązania
• wysokość wynagrodzenia oraz sposób jego wypłaty
• podpisy obu stron potwierdzające akceptację warunków

Formalności przy zawieraniu umowy zlecenie obejmują dwa podstawowe kroki:

1. Sporządzenie umowy w formie pisemnej, zawierającej wymienione powyżej elementy.
2. Zgłoszenie zleceniobiorcy do ubezpieczeń w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia wykonywania zlecenia.

Zgłoszenia dokonuje się na odpowiednich formularzach:

• ZUS ZUA – jeśli zleceniobiorca będzie objęty ubezpieczeniami społecznymi i zdrowotnymi
• ZUS ZZA – jeśli zgłoszenie dotyczy wyłącznie ubezpieczenia zdrowotnego

W zgłoszeniu należy wskazać kod tytułu ubezpieczenia 04 11, który identyfikuje umowę zlecenie jako podstawę do ubezpieczeń.

Ważnym aspektem jest także przestrzeganie minimalnej stawki godzinowej, która w 2025 roku wynosi 30,50 zł brutto. Ta kwota stanowi podstawę do ustalenia wynagrodzenia i wpływa na prawidłowe rozliczenie umowy, zarówno dla zleceniodawcy, jak i zleceniobiorcy.

Jakie prawa i obowiązki mają strony umowy zlecenie?

Prawa i obowiązki Zleceniobiorcy

• Obowiązek wykonania zlecenia z należyta starannością – zleceniobiorca musi realizować powierzone zadania rzetelnie i zgodnie z ustaleniami umowy.
• Prawo do wynagrodzenia – zleceniobiorca ma prawo otrzymać umówioną zapłatę za wykonaną pracę.
• Swoboda organizacji pracy – zleceniobiorca sam decyduje, jak i kiedy wykona zlecenie, o ile umowa nie stanowi inaczej.
• Obowiązek informowania zleceniodawcy o postępach – zleceniobiorca powinien na bieżąco informować o przebiegu prac, jeśli jest to istotne dla realizacji zlecenia.
• Brak typowych praw pracowniczych – zleceniobiorca nie korzysta z takich przywilejów jak płatny urlop wypoczynkowy, odprawa czy płatne zwolnienie lekarskie, chyba że samodzielnie opłaca składkę chorobową.
• Prawo do wypowiedzenia umowy – zleceniobiorca może rozwiązać umowę w każdym czasie, jeśli umowa nie zawiera innych postanowień.

Prawa i obowiązki Zleceniodawcy

• Obowiązek wypłaty wynagrodzenia – zleceniodawca musi zapłacić ustaloną kwotę za wykonane przez zleceniobiorcę czynności.
• Zwrot wydatków – zleceniodawca jest zobowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez zleceniobiorcę w związku z realizacją zlecenia, jeśli tak przewiduje umowa.
• Prawo do udzielania wskazówek – zleceniodawca może instruować zleceniobiorcę co do sposobu wykonania zlecenia, jednak nie może narzucać pełnej kontroli typowej dla stosunku pracy.
• Prawo do wypowiedzenia umowy – zleceniodawca może wypowiedzieć umowę w dowolnym momencie, o ile umowa nie stanowi inaczej.
• Brak obowiązku zapewnienia świadczeń pracowniczych – zleceniodawca nie musi zapewniać zleceniobiorcy świadczeń charakterystycznych dla pracowników, takich jak urlopy czy zwolnienia chorobowe.

Jakie są zalety umowy zlecenie dla pracodawcy i zleceniobiorcy?

Korzyści dla Zleceniodawcy

• Elastyczność w zatrudnianiu i zwalnianiu – umowa zlecenie pozwala na szybkie dostosowanie liczby zatrudnionych osób do bieżących potrzeb firmy bez konieczności długotrwałych procedur.
• Niższe koszty zatrudnienia – w porównaniu do umowy o pracę, umowa zlecenie często wiąże się z niższymi kosztami składek oraz mniejszymi obciążeniami finansowymi po stronie pracodawcy.
• Mniej formalności – zawarcie i rozwiązanie umowy zlecenie wymaga prostszych procedur, co oszczędza czas i zasoby działu HR.
• Możliwość szybkiego rozwiązania umowy przez obie strony bez konieczności zachowania długiego okresu wypowiedzenia, co zwiększa dynamikę zarządzania zasobami ludzkimi.

Korzyści dla Zleceniobiorcy

• Niezależność i swoboda organizacji pracy – zleceniobiorca może samodzielnie decydować o czasie, miejscu i sposobie realizacji zlecenia, co jest szczególnie cenne dla freelancerów i osób ceniących elastyczność.
• Możliwość współpracy z wieloma firmami jednocześnie, co zwiększa źródła dochodu i pozwala na rozwijanie różnorodnych kompetencji.
• Zwolnienie z PIT i ZUS dla osób do 26. roku życia – młodzi zleceniobiorcy, którzy się uczą lub studiują, mogą korzystać z preferencyjnych warunków podatkowych i składkowych do limitu przychodów 85 528 zł rocznie, co znacząco zwiększa ich wynagrodzenie netto.
• Elastyczność w podejmowaniu decyzji o kontynuacji lub zakończeniu współpracy dzięki możliwości szybkiego rozwiązania umowy.

W jakich sytuacjach umowa zlecenie jest korzystniejsza niż inne formy zatrudnienia?

Umowa zlecenie jest szczególnie korzystna w sytuacjach, gdy liczy się elastyczność, niezależność i brak konieczności stałego zatrudnienia. Sprawdza się doskonale w przypadku:

• pracy projektowej i realizacji zadań o charakterze dorywczym lub sezonowym, gdzie zakres obowiązków jest jasno określony, a czas trwania współpracy ograniczony,
• studentów i osób uczących się, które potrzebują elastycznych godzin pracy oraz mogą korzystać z ulg podatkowych i preferencyjnych warunków ubezpieczeniowych,
• freelancerów, takich jak graficy, programiści czy tłumacze, którzy obsługują wielu klientów i cenią sobie swobodę wyboru zleceń oraz brak stałego zobowiązania wobec jednego pracodawcy,
• osób podejmujących dodatkowe zajęcie obok umowy o pracę, które chcą zwiększyć swoje dochody bez rezygnacji z dotychczasowej formy zatrudnienia.

Przykłady praktyczne to prace sezonowe (np. w rolnictwie, turystyce), zlecenia na konkretne projekty marketingowe, czy krótkoterminowe wsparcie administracyjne.

Cecha	Umowa zlecenie	Umowa o pracę
Elastyczność	Wysoka – możliwość ustalania godzin i zakresu pracy	Niska – stałe godziny pracy i obowiązki
Ochrona prawna	Ograniczona – brak pełnych praw pracowniczych	Pełna – prawo do urlopu, zwolnień, świadczeń
Koszty dla pracodawcy	Niższe – brak obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne przy niektórych warunkach	Wyższe – obowiązek opłacania składek i świadczeń

Umowa zlecenie to wybór dla osób ceniących niezależność i elastyczność, które nie potrzebują pełnej ochrony socjalnej ani stabilności zatrudnienia. Pozwala na swobodne kształtowanie czasu pracy i zakresu obowiązków, co jest nieocenione w zawodach wymagających pracy na wielu zleceniach lub sezonowej aktywności.

Jakie są najważniejsze elementy, które powinna zawierać umowa zlecenie?

1. Dane stron
   Precyzyjne określenie zleceniodawcy i zleceniobiorcy (imię, nazwisko, adres, NIP, PESEL) gwarantuje jednoznaczną identyfikację stron i zapobiega ewentualnym nieporozumieniom.

2. Data i miejsce zawarcia umowy
   Określenie daty i miejsca podpisania umowy jest kluczowe dla ustalenia momentu rozpoczęcia obowiązywania umowy oraz dla celów dowodowych w razie sporu.

3. Przedmiot umowy
   Szczegółowy i precyzyjny opis czynności do wykonania pozwala uniknąć niejasności i sporów dotyczących zakresu obowiązków zleceniobiorcy.

4. Okres obowiązywania
   Wskazanie daty rozpoczęcia i zakończenia umowy lub warunków jej rozwiązania określa ramy czasowe współpracy i zabezpiecza interesy obu stron.

5. Wynagrodzenie
   Dokładna kwota, sposób i termin płatności (np. stawka godzinowa, ryczałt) zapewniają jasność finansową i eliminują ryzyko konfliktów dotyczących rozliczeń.

6. Oświadczenia ZUS
   Informacje od zleceniobiorcy dotyczące posiadania innych tytułów do ubezpieczenia są niezbędne do prawidłowego rozliczenia składek i uniknięcia problemów z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.

7. Postanowienia o wypowiedzeniu umowy
   Zasady i terminy wypowiedzenia chronią obie strony, umożliwiając uporządkowane zakończenie współpracy i minimalizując ryzyko nagłych rozwiązań.

8. Podpisy obu stron
   Podpisy potwierdzają zgodę na warunki umowy i są niezbędne do jej ważności oraz skuteczności prawnej.

---

Opcjonalne, lecz rekomendowane klauzule:

• Klauzula o zachowaniu poufności (NDA)
  Chroni wrażliwe informacje firmy i jest szczególnie ważna w branżach IT i marketingu, gdzie dane i know-how mają dużą wartość.

• Przeniesienie praw autorskich
  Zapewnia, że prawa do efektów pracy (np. projektów graficznych, tekstów) przechodzą na zleceniodawcę, co jest kluczowe przy współpracy twórczej.

• Kary umowne
  Ustalają konsekwencje finansowe za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zlecenia, co zwiększa dyscyplinę i odpowiedzialność zleceniobiorcy.

Ta lista stanowi praktyczne narzędzie do przygotowania kompletnej i bezpiecznej umowy zlecenie, dostosowanej do specyfiki działalności i potrzeb przedsiębiorcy.

Jak rozliczać wynagrodzenie i składki przy umowie zlecenie?

Wynagrodzenie brutto to kwota, którą zleceniobiorca otrzymuje przed potrąceniem składek i podatku. Wynagrodzenie netto to suma, która trafia na jego konto po odliczeniu wszystkich obowiązkowych składek i zaliczki na podatek dochodowy. Kluczowe dla rozliczenia są także składki ZUS, które dzielą się na te potrącane od wynagrodzenia zleceniobiorcy oraz składki finansowane przez zleceniodawcę. Ważne jest również zrozumienie roli kosztów uzyskania przychodu (KUP), które obniżają podstawę opodatkowania, oraz sposobu naliczania zaliczki na podatek dochodowy.

Składki ZUS potrącane od wynagrodzenia zleceniobiorcy obejmują:

• Ubezpieczenie emerytalne – 19,52% podstawy wymiaru, dzielone po połowie między zleceniobiorcę i zleceniodawcę.
• Ubezpieczenie rentowe – 8% podstawy, również dzielone.
• Ubezpieczenie chorobowe – dobrowolne, 2,45%, potrącane tylko jeśli zleceniobiorca zdecyduje się na zgłoszenie.
• Ubezpieczenie zdrowotne – 9% podstawy, potrącane od zleceniobiorcy.

Składki finansowane przez zleceniodawcę to:

• Część składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe) – ich połowa.
• Składka wypadkowa – wysokość zależna od rodzaju działalności i ryzyka zawodowego.

Koszty uzyskania przychodu (KUP) standardowo wynoszą 20% wartości przychodu pomniejszonego o składki społeczne. W przypadku umów z przeniesieniem praw autorskich stosuje się podwyższoną stawkę 50% KUP, co pozwala na większe obniżenie podstawy opodatkowania.

Proces obliczania zaliczki na podatek dochodowy przebiega następująco:

1. Oblicza się dochód jako różnicę między przychodem a kosztami uzyskania przychodu oraz składkami społecznymi.
2. Od dochodu nalicza się podatek według obowiązującej stawki (zwykle 12% lub 32%).
3. Od kwoty podatku odejmuje się składkę zdrowotną (w określonej wysokości).
4. Otrzymana kwota to zaliczka na podatek dochodowy, która jest potrącana od wynagrodzenia.

Poniższa tabela ilustruje przykładowe rozliczenie umowy zlecenie przy wynagrodzeniu brutto 3000 zł:

Element	Obliczenie	Kwota (zł)
Wynagrodzenie brutto	–	3000,00
Składki społeczne (zleceniobiorca)	13,71% x 3000 (emerytalne, rentowe, chorobowe)	411,30
Podstawa do KUP	3000 – 411,30	2588,70
Koszty uzyskania przychodu (20%)	20% x 2588,70	517,74
Dochód	2588,70 – 517,74	2070,96
Zaliczka na podatek (12%)	12% x 2070,96	248,52
Składka zdrowotna (9%)	9% x 3000	270,00
Zaliczka na podatek po odliczeniu zdrowotnej	248,52 – 270,00 (nie mniej niż 0)	0,00
Wynagrodzenie netto	3000 – 411,30 – 270,00 – 0	2318,70
Składki ZUS finansowane przez zleceniodawcę	13,71% x 3000 (połowa składek społecznych + wypadkowa)	ok. 411,30 + wypadkowa

Całkowity koszt zleceniodawcy to suma wynagrodzenia brutto oraz składek ZUS finansowanych przez niego, czyli w tym przykładzie około 3411,30 zł plus składka wypadkowa.

Takie rozliczenie pozwala precyzyjnie określić, ile faktycznie kosztuje zatrudnienie zleceniobiorcy oraz jaka kwota netto trafia do jego rąk, uwzględniając wszystkie obowiązkowe obciążenia.

Jakie ryzyka i ograniczenia wiążą się z umową zlecenie?

Umowa zlecenie, choć elastyczna i popularna, niesie ze sobą specyficzne ryzyka zarówno dla zleceniobiorcy, jak i zleceniodawcy. Znajomość tych zagrożeń pozwala na świadome zarządzanie współpracą i unikanie niekorzystnych konsekwencji.

Ryzyka dla Zleceniobiorcy

• Brak stabilności zatrudnienia – umowa zlecenie może być rozwiązana w każdej chwili bez wypowiedzenia, co powoduje niepewność finansową i zawodową.
• Brak prawa do płatnego urlopu oraz zwolnienia chorobowego, chyba że zleceniobiorca samodzielnie opłaca składki na ubezpieczenie chorobowe.
• Pełna odpowiedzialność materialna za szkody powstałe w trakcie realizacji zlecenia, co może oznaczać konieczność pokrycia kosztów naprawy lub rekompensaty.
• Brak ochrony wynikającej z Kodeksu pracy, w tym brak minimalnego wynagrodzenia czy ochrony przed dyskryminacją i mobbingiem.
• Ograniczone prawa socjalne, takie jak brak prawa do urlopu macierzyńskiego czy innych świadczeń pracowniczych.

Ryzyka dla Zleceniodawcy

• Ryzyko przekwalifikowania umowy w umowę o pracę – to najpoważniejsze zagrożenie dla przedsiębiorcy. Państwowa Inspekcja Pracy lub ZUS mogą zakwalifikować umowę zlecenie jako umowę o pracę, jeśli spełnia ona cechy stosunku pracy.
• Do cech decydujących o przekwalifikowaniu należą:
  • stałe godziny pracy,
  • wykonywanie pracy w określonym miejscu,
  • podporządkowanie służbowe i nadzór,
  • ciągłość i charakter pracy typowy dla stosunku pracy.
• Konsekwencje finansowe przekwalifikowania obejmują:
  • konieczność zapłaty zaległych składek ZUS wraz z odsetkami,
  • wypłatę wynagrodzenia za nadgodziny,
  • wypłatę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop,
  • nałożenie kar i grzywien za naruszenia prawa pracy.
• Dodatkowo, przedsiębiorca może zostać zobowiązany do przestrzegania przepisów prawa pracy wobec zleceniobiorcy, co wiąże się z dodatkowymi kosztami i obowiązkami administracyjnymi.

Świadomość tych ryzyk pozwala obu stronom lepiej przygotować się do współpracy na podstawie umowy zlecenie i unikać potencjalnych problemów prawnych oraz finansowych.

Jakie zmiany w przepisach dotyczących umowy zlecenie obowiązują w 2025 roku?

Od 1 stycznia 2025 roku wchodzą w życie kluczowe zmiany dotyczące umów zlecenie, w tym przede wszystkim pełne oskładkowanie wszystkich umów zlecenie. Ta reforma ma na celu zwiększenie ochrony ubezpieczeniowej zleceniobiorców oraz poprawę ich przyszłych świadczeń emerytalnych.

Zmiany te wymagają od przedsiębiorców i menedżerów dostosowania polityki zatrudnienia i budżetów, a także świadomego informowania zleceniobiorców o nowych warunkach współpracy.

Więcej informacji o planowanych zmianach dotyczących wliczania umów cywilnoprawnych do stażu pracy dostępnych jest na stronie rządowej: Informacje na temat planowanych zmian wliczania umów cywilnoprawnych do stażu pracy.